Какими будут совещания будущего

BYOD, или Все работают со своих устройств

Под аббревиатурой BYOD (от Bring Your Own Device, т. е. «принеси свое собственное устройство») скрывается такой подход к организации рабочих мест, при котором работник организации вместо корпоративного компьютера или смартфона использует для выполнения рабочих задач собственное устройство. Термин BYOD появился примерно в 2004 году, но особую популярность эта идея обрела после массового перехода на удаленку в связи с локдаунами, так как компании просто не успевали снабдить работающих дома сотрудников корпоративными устройствами, да к тому же ни один бюджет не предполагал, что потребуется срочно создавать для почти всего штата дополнительные рабочие места. В итоге людям пришлось выполнять служебные обязанности, используя личные устройства, а компаниям — смириться с тем, что работа будет совмещаться с домашними делами.

В новых условиях привычные совещания тоже изменились, ведь большая часть их участников работала не только в офисе, но и удаленно, причем со своего оборудования. Производители оборудования и решения для видеоконференций откликнулись на запросы потребителей и стали наперебой предлагать продукты, адаптированные для домашних ноутбуков. А для тех, кто постоянно перемещался, были разработаны специализированные док-станции для подключения к ВКС. Такие док-станции устанавливаются в переговорных, чтобы мобильные работники могли подключить к ним смартфон или ноутбук и принимать участие в совещании, не задумываясь о настройке своего устройства и прочего оборудования.

С точки зрения пользователя, в конференц-зале подключение своего девайса к ВКС-системе в рамках концепции BYOD выглядит очень просто: вошел в переговорку, воткнул USB-разъем (на фото 1 — решение Logitech Swytch), лежащий на столе, и все заработало — изображение передалось на проектор и «в эфир», чтобы его увидели удаленные участники. Правда, под столом (фото 2) и в других местах помещения скрываются остальные компоненты системы, но пользователя это не касается — у него все работает быстро и просто. Источник изображений: Logitech

Работники, которые участвуют в совещаниях дистанционно, тоже смогли подключаться к офисной системе с помощью привычных Zoom, Google Meet или даже «Яндекс.Телемоста». Причем у всех вендоров мобильные и десктопные клиенты практически сравнялись по функциональности.

Офисные ВКС-терминалы также не отстали в развитии и позволяют, например, транслировать изображение с ноутбуков и смартфонов участников и записывать конференции, как это делает Zoom, корпоративная версия Google Meet и «Яндекс.Телемост».

Фактически рост популярности BYOD и массовое использование личных устройств для работы уравняли офисных сотрудников и «удаленщиков» как по функциональности, так и по простоте участия в ВКС-совещаниях. Теперь ни тем ни другим больше не требуется звать ИТ-специалиста для сопровождения ответственной встречи, как было еще несколько лет назад, так как все стало настолько просто, что не требует каких-то особых технических знаний и навыков.

Досками можно пользоваться и из офиса, и удаленно

Типичное совещание в офисе часто включает в себя выступление докладчика, который стоит перед флип-чартом или маркерной доской и вручную рисует иллюстрации к своему выступлению. Это даже считается хорошим тоном и более предпочтительным, чем привычные слайды.

Но если тем, кто сидит в переговорной и наблюдает за тем, как маркер выводит цифры и рисунки, все отлично видно, удаленным участникам совещания приходится напряженно вглядываться в картинку на экране и пытаться угадать, что же там нарисовано — или просить коллег из офиса «прислать фотку флипчарта».

Решить эту проблему помогают интерактивные доски. Внешне они не особо отличаются от обычной маркерной доски, но умеют транслировать нарисованное в конференцию, подобно тому как транслируются слайды. Такая картинка имеет высокое качество, так что никто не будет чувствовать себя не у дел.

С точки зрения пользователя, интерактивная доска — это чаще всего большой телевизор с тач-экраном, закрепленный на стене или установленный на передвижной стойке, как на фото. Производители оснащают такие девайсы камерой высокой четкости, микрофонами и динамиками, которые превращают доску для рисования в полноценный терминал для видеосвязи. Многие модели позволяют использовать на них Webex, Zoom или Teams, а при необходимости установить другое ВКС-приложение. Источник изображения: Cisco

Несмотря на все преимущества, физическая интерактивная доска удобна для работающих в офисе. У тех, кто трудится удаленно, как правило, нет возможности рисовать на офисной интерактивной доске, сидя дома за ноутбуком. Для таких случаев подойдут виртуальные интерактивные доски — всем известная Miro и другие, например, Whiteboard Fox или Ziteboard. Изображение такой виртуальной доски можно вывести на экран, а затем пригласить к совместному творчеству других участников. Каждый участник конференции видит, кто и что делает на доске, причем неважно, кто где находится.

Камеры сами наводятся, а микрофоны прислушиваются к говорящему

Две самые характерные проблемы во время видеосовещаний удаленных и локальных участников (причем проблемы и для тех и для других) — плохая слышимость и плохая видимость. Если камера настроена так, чтобы охватывать помещение целиком, все, что видят удаленные участники, — длинный ряд голов, сидящих за столом, на котором установлен один-единственный микрофон от офисного видеотерминала. Если заговорит кто-то, кто сидит достаточно далеко от микрофона, чтобы услышать его, придется выкручивать громкость до предела, да и то не факт, что это поможет. Стол, за которым располагаются участники ВКС, обычно перпендикулярен экрану ВКС-системы и ее камере. Именно поэтому без дополнительных мер выступающего толком не видно. Причем если с тем, что не видно лица говорящего, можно смириться, то невозможность разобрать речь — более серьезная вещь: по сути, нет никакого смысла присутствовать на совещании, если ты не слышишь, о чем говорят.

Раньше такая ситуация была вполне обычным явлением, и проблему решали по-разному, например, просто механически перемещали микрофон к говорящему, насколько хватало длины провода, или устанавливали комплекс микрофонов, что гораздо дороже и сложнее технически. Сейчас же все решается намного красивее и технологичнее — с помощью PTZ-камер, которые устанавливаются на стенах напротив каждого ряда участников.

PTZ-камера оснащена системой приводов для поворота, наклона и зумирования (Pan, Tilt, Zoom). Под управлением встроенного контроллера она направляется на заданные объекты. Камеру можно навести вручную, при помощи пульта дистанционного управления или довериться аппаратной или программной системе наведения.

За каждым креслом участника закрепляется набор настроек для конкретной камеры, обеспечивающий максимально качественный захват докладчика на данном месте. Специальная программа находит активный микрофон и наводит на выступающего закрепленную за ним камеру, одновременно выдавая на ВКС-терминал команду начать захват видеосигнала именно с этой камеры. При одновременном включении нескольких микрофонов конгресс-системы можно настроить захват общего плана. Таким образом, проблема с видимостью лица выступающего решается вполне качественно. Источник изображения: Trueconf.ru

Для решения проблемы со слышимостью производители систем ВКС стремятся увеличить зону захвата звука микрофонов. Чтобы система полноценно фиксировала речь всех присутствующих, в больших переговорных комнатах и конференц-залах устанавливают конгресс-системы с микрофонами на гусиной шее. Но и этого зачастую оказывается недостаточно, потому что интерьеры современных переговорных словно специально делаются, чтобы ухудшить акустические характеристики: помещения из стекла и гипсокартона (а то и бетона), без штор и ковролина идеально подходят для множественного отражения звуковых волн — а поглощать паразитные отражения нечем. В результате даже обычный разговор в таких комнатах не слишком комфортен: отражение голоса от поверхности стен, окон и пола создает неприятное гулкое эхо.

И если мы слышим эхо, то микрофонам на столах или в потолке еще хуже: они пытаются определить, какой сигнал нужно усилить, а какой подавить. При отдалении от микрофона уровень эха заметно выше — когда докладчик находится далеко от микрофона, просто невозможно определить, какой голос усиливать, основной или отраженный.

Эта проблема частично решается установкой дополнительных микрофонов. Чем больше устройств захвата звука, тем равномерней они распределены на столе и тем ближе они к каждому из участников конференции. Благодаря этому, микрофонные массивы лучше определяют голос докладчика и снижают уровень эха.

Решая так одну проблему, мы получаем другую: чем больше всенаправленных микрофонов, тем больше посторонних шумов слышат удаленные участники совещания. Профессиональные микрофонные массивы и специальные программные алгоритмы обработки захваченного звука могут свести к минимуму влияние шумов, отличных от диапазона человеческой речи. В результате мы получаем качественный звук даже при плохой акустике помещения и большом количестве работающих микрофонов. Одна проблема: такие комплексы оборудования дороги и сложны в установке и настройке.

Все участники будут понимать друг друга благодаря автопереводу

Когда дело доходит до передачи речи, нельзя не упомянуть такую важную технологию, как системы автоматического перевода. Они позволяют общаться собеседникам, которые говорят на разных языках и не понимают друг друга.

В октябре 2016 года компания Microsoft, владеющая программой Skype, заявила о включении русского языка в список доступных для устного перевода во время звонков. Однако, как показало тестирование функции бюро переводчиков, работа системы автоматического перевода речи была далека от совершенства.

Но технологии не стоят на месте. Развитие машинного перевода на базе нейросетей привело, например, к появлению автоматического перевода видео, которое летом 2021 года анонсировал «Яндекс». На сегодняшний день технология доступна для массового использования и позволяет посмотреть с русской озвучкой практически любой англоязычный ролик. Попробовать автоматический перевод можно в «Яндекс.Браузере» на компьютерах и смартфонах.

Система автоматического перевода «Яндекса» тратит на полуторачасовой фильм около 7 минут

Учитывая, что в состав сервисов «Яндекса» входит и уже упоминавшийся «Телемост» — средство для проведения ВКС, можно ожидать в ближайшем будущем появления автоматического перевода речи участников видеовстреч.

На полностью виртуальных совещаниях все будут очень красивые и строго одетые

Участие в ВКС из дома привело к появлению множества забавных мемов. И действительно, когда на заднем плане у одного из участников конференции сушится белье или готовится еда, играют дети и бегают домашние животные, это никак не способствует деловой атмосфере.

Для решения этой проблемы разработчики ВКС-сервисов придумали весьма оригинальный способ: с помощью специального алгоритма участник конференции отделяется от фона, а сам фон в режиме реального времени «замыливается» или полностью заменяется на статичную картинку типичного офиса или даже динамический видеоряд типа улицы за окном кафе или северного сияния.

Качество такой подмены зависит от скорости канала и производительности подключенного к конференции устройства, но, как правило, мощности любого современного ноутбука вполне достаточно.

Уже сейчас можно нарядить участника конференции в скафандр. Ждем, когда вместо мультяшного скафандра можно будет надеть на совещание адекватный ситуации деловой костюм

Замена фона на видео, маски, рожки и прочие развлечения — это технология дополненной реальности. Сейчас ее поддерживают практически все разработчики решений для ВКС. Она имеется не только в «классических» Google Meet и Zoom, но и в «Звонках» социальных сетей «ВКонтакте» и «Одноклассники».

Но если вы уже примеряли на себя маску-корону, то, возможно, вы не знали, что маски дополненной реальности могут быть не только развлечением, но и решать вполне конкретные задачи, например, улучшать внешность участника конференции. Например, маска может накладывать на лицо различные эффекты, которые изменят контуры лица, расширят или сузят его. А еще с помощью бьюти-маски можно подрисовать стрелки на глазах, подкрасить брови или нанести губную помаду.

Представьте себе, что вас срочно требуют на совещание, а вы вернулись домой под утро и мягко говоря не успели привести себя в порядок. Бьюти-маска в такой ситуации станет настоящим спасением.

Ну, а если бьюти-маска не справляется, можно отправить вместо себя на ВКС аватар, созданный по технологии NVIDIA Maxine. Это нейросеть, которая на статичную фотографию с веб-камеры накладывает артикуляцию лица. В результате во время сеанса видеосвязи передается не запись с веб-камеры, а анимированная картинка, повторяющая движения губ и других лицевых мышц. Если человек не поворачивает голову, отличить анимированный аватар от настоящей трансляции с веб-камеры практически невозможно. Крутейшая фишка Maxine — автоматическая трансляция устной речи на другие языки. Пока разработчики заявляют о поддержке пяти языков, но расширение этого списка — дело времени.

Использование аватаров — не просто модная фишка. Использование ИИ помогает сократить трафик. Благодаря этому даже на плохих соединениях картинка, созданная с помощью Maxine, остается четкой. Особенно заметна будет разница при использовании мобильного интернета или подключении в зонах со слабым интернет-каналом.

Телеприсутствие

Еще одна технология ВКС, которая активно развивается благодаря возможностям ИИ, — это телеприсутствие. Телеприсутствие (TelePresence) — технология проведения сеансов видеоконференцсвязи, обеспечивающая максимально возможный эффект присутствия собеседников в одной комнате, кабинете или зале.

Телеприсутствие позволяет более качественно по сравнению с обычными ВКС заменить живое общение, поэтому его обычно используют для встреч на высоком уровне — заседаниях советов директоров и переговоров с руководителями иностранных компаний. Источник изображения: IVCiVideo / YouTube

В основе своей телеприсутствие — это та же видеоконференцсвязь, но VIP-уровня. Участники конференции видят друг друга на больших экранах, достаточных для отображения в натуральную величину. Создается впечатление, что удаленные собеседники сидят на другой стороне стола, поэтому хорошо видна их мимика и язык тела.

Эффект присутствия в видеоконференциях с телеприсутствием достигается за счет следующих составляющих:

• унификация окружающей обстановки — для этого комнаты для сеансов ВКС с телеприсутствием оформляют одинаковым образом, используя мебель одинакового цвета, текстуры и формы, благодаря чему унификации возникает эффект, что собеседники находятся в одном помещении за одним общим столом. Полная унификация оформления помещений является одной из главных причин высокой стоимости и сложности инсталляции подобных решений;

• отображение удаленных собеседников в натуральную величину, благодаря чему общение ведется «глаза в глаза». Чтобы обеспечить такое общение «глаза в глаза», видеокамеры часто встраиваются прямо в экраны;

• передача видео и звука в высоком качестве «High Definition» для создания эффекта присутствия — это позволяет передавать все мельчайшие нюансы мимики, жестов и голоса всех участников обсуждения.

Совещания будут проходить в метавселенных (и уже проходят)

Про метавселенные много говорят, но никто пока толком не может сформулировать, что же это такое и как это использовать на практике. Одно из самых распространенных представлений о метавселенных состоит в том, что это следующая ступень развития обычного интернета. Например, Александр Тормасов, ректор Университета Иннополис, считает, что «метавселенная — это среда, в которой человек может взаимодействовать с объектами виртуальной и дополненной реальности. В этом цифровом пространстве правила сильно напоминают обычное человеческое поведение, но с лимитированными или, наоборот, расширенными возможностями по сравнению с реальностью».

Вот так выглядят совещания в метавселенной AltspaceVR, которую в 2017 году приобрела Microsoft. Источник изображения: Microsoft

В существующих метавселенных уже имеются средства для проведения совещаний. Например, в метавселенной Microsoft AltspaceVR можно создавать мероприятия и приглашать на них других жителей метавселенной. Таким мероприятием может быть концерт, фестиваль, комедийное шоу или самое обычное совещание. Все приглашенные получают оповещение и в заданное время смогут присоединиться к общению, телепортировавшись в переговорную.

С точки зрения проведения встреч и переговоров метавселенная — идеальная среда, поскольку люди присутствуют там в виде аватаров. Поэтому не имеет значения, как они выглядят и где находятся в реальном мире.

Главная проблема метавселенных как места для реальных переговоров — их разобщенность и отсутствие единого стандарта. Именно поэтому участник метавселенной запрещенной в России соцсети не сможет провести встречу с жителем метавселенной Microsoft. Возможно, в будущем появится суперметавселенная, которая, подобно интернету, объединяющему различные сети, объединит разрозненные миры и создаст механизмы для перемещения аватаров или цифровых двойников между ними, точно так же, как в реальном мире мы путешествуем между странами.

Что будет дальше

Востребованность видеоконференцсвязи продолжает расти, а развитие технологий создает новые возможности — от простых и понятных, типа использования личных устройств для корпоративной видеосвязи, до совершенно фантастических — автоматического перевода, дополненной реальности и виртуальных совещаний в метавселенных.

Но даже если вы устремлены в будущее, не стоит забывать о том, что ни одно совещание не состоится, если его участники не соберутся в назначенное время. Например, если удаленщики никак не могут в корпоративном чате допроситься скинуть им ссылку на зум, работники офиса бегают по зданию в поисках нужной переговорной, а когда наконец найдут ее, обнаружат там совершенно другой созвон и других людей.

Уже в самом ближайшем будущем все системы ВКС будут не только автоматически интегрироваться с календарями и учитывать занятость участников, но и отслеживать наличие свободных переговорных, указывать их местонахождение и другие важные для успешного проведения совещания факторы.