Заметки, календарь, список дел: как улучшить жизнь при помощи Notion

Уровень Junior: первые шаги

Кому полезно: студентам, журналистам и копирайтерам, любителям заметок

Notion — это программа, сочетающая в себе функции текстового редактора и агрегатора баз данных. Проще говоря, заметки с дополнительными функциями: базы данных, редактор текста, математические формулы, списки, канбан-доски (в которой задачи делятся по смыслу на «столбики»). Приложение есть на всех доступных платформах, в том числе в мобильной и Web-версиях.

Функциональность Notion построена на блоках: страница — это блок, абзац текста — это блок, пункт списка — это блок, таблица — это блок. Получается, что пользователь проваливается внутрь блоков как в воронку, постепенно добавляя в них все новую и новую информацию. Поначалу это может сбивать с толку, но иерархия очень простая.

Все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Вот несколько советов для тех, кто только открыл программу и не хочет слишком заморачиваться.

Пишите текст

Конечно, писать текст можно во встроенных заметках или в Google-документах, но в Notion редактор устроен гораздо удобнее и предлагает кучу дополнительных функций. Вы можете выделять блоки цветом, составлять иерархию заголовков и добавлять оглавление, вставлять изображения и куски кода, добавлять аудио- и видеофайлы или внешние ссылки. Можно даже математическую формулу записать, если вам это понадобится. Поначалу от этого может закружиться голова, но все блоки добавляются на кнопку «+», а дальше нужно просто выбрать нужную вам единицу.

Идеально подходит для студентов, которым нужно вести конспекты и писать эссе. Или для базы домашних рецептов, в которые можно добавить гиперссылки и подборку любимых кулинарных сайтов.

Сохраняйте ссылки

Существует множество сторонних приложений с единственной функцией — сохранять ссылки «на потом». Кому-то для этого хватает и обычных заметок, но общее у них одно: эти ссылки потом никогда не откроются.

Источник: notion.so

В Notion есть такая же функция, но работает она по-другому: пользователь создает страницу «почитать позже» и внутри создает, например, блок с галереей ссылок. Теперь любой сайт, пин из Pinterest или пост в социальной сети можно отправить в эту галерею. Там ссылке можете задать теги, например, «книги», «инструкции», «рецепты» и так далее. Там сразу же можно внести заметки к статье. Теперь не придется прорываться до нужной страницы — все будет рассортировано и никогда не потеряется.

Ведите дела

В Notion можно вести свой список дел: от обычного списка с чек-боксами до полноценной канбан-доски, как в Trello. Создается он с помощью таких же блоков и может быть устроен как угодно — люди посвящают блоги и каналы на YouTube тому, как можно устроить свою систему продуктивности.

Самым простым способом будет скачать шаблон и просто заполнить его. Либо, если у пользователя уже есть доска с задачами в Trello — ее можно просто перенести из сервиса в Notion. Сохранятся и комментарии, и внутренние заметки, и даже расстановка колонок. Также вашу страницу с задачами можно связать с календарем и другими менеджерами задач.

Вот несколько видео с советами, как можно вести учет дел в Notion:

• Как использовать Notion в качестве умного календаря

• Как планировать следующий месяц и подводить итоги

• Как вести на платформе все свои дела

• Как зафиксировать в Notion свою жизнь

Уровень Middle: превратить жизнь в систему

Кому полезно: фрилансерам, разработчикам, любителям порядка

Как только вы освоитесь в приложении, встанет вопрос: как теперь все это разобрать? «Белый лист», которым программа встречает пользователя — это и ее плюс, и ее минус. Каждый сам решает, как использовать сервис. Вот несколько советов для тех, кто хочет привести свою работу в порядок.

Разграничьте пространства

В Notion есть рабочая среда WorkSpace — это пространство, в котором хранятся заметки и страницы. Их может быть сразу несколько. Чтобы не запутаться через какое-то время в страницах и не скинуть начальнику свои планы на отпуск вместо отчета, их лучше сразу разграничить. Например, создать персональную среду, где пользователь будет вести дневник и списки рецептов, и рабочую — для задач, рабочих заметок и важных ссылок.

Используйте базы данных

На этом моменте многие пользователи могут сразу же отвалиться, ведь работа с базами данных — на первый взгляд, довольно узкий профессиональный навык. На самом же деле это просто сортированная и структурированная информация, и в Notion базы данных реализованы очень удобно. Добавляя новый блок, пролистайте вниз и выберите один из видов баз данных: это может быть список, канбан-доска, таблица, галерея, таймлайн или календарь.

Их можно использовать для отслеживания финансов, для записей на рабочих встречах, для хранения юридических документов (их потом будет легко найти) и для сортировки любых файлов: от заметок до ссылок на сайты.

Можно создать это как часть уже существующей страницы либо выделить в отдельную. Базы данных удобны в первую очередь тем, что в них очень легко выделить информацию, каждой задаче можно задать свой тег (или несколько), выделить ее цветом или приоритетом. А еще их можно связывать друг с другом, объединять и заполнять файлами.

Пользуйтесь сторонними шаблонами

Не всем интересно ковыряться в программе и расставлять все по полочкам самостоятельно — для этого есть шаблоны. Некоторые из них сразу установлены разработчиками в программу, некоторые можно загрузить отдельно. Есть множество шаблонов от самих пользователей, некоторые, особенно замороченные, энтузиасты продают за деньги.

На официальном сайте программы можно найти сотни шаблонов для любой задачи. От простых постов в блоге до замороченных систем отслеживания прогресса по учебе. Вот несколько бесплатных и полезных:

• Simple resumé сделает ваше резюме похожим на персональный сайт.

• Online learning tracker поможет людям, проходящим несколько онлайн-курсов, следить за прогрессом.

• Business club home организует главную страницу для вашей команды.

• Journal создает и систематизирует удобный ежедневник, в который можно записывать свои мысли.

• Book tracker организует учет книг для тех, кто много читает.

• Meal planner структурирует готовку, сохраняет рецепты и поможет сделать рацион более разнообразным.

Свяжите Notion с другими приложениями

Те, кто заинтересуются Notion и захотят его изучить, скорее всего, много работают в почте, календарях, списках задач и других сторонних программах. В Notion можно перенести заметки из Evernote, импортировать тексты из Google Docs и Word, добавить доски из Trello, всю информацию из Asana и даже файлы из DropBox.

Источник: notion.so

Это сделает переход из одной программы в другую максимально быстрым и комфортным. Нужно нажать на кнопку import в программе и выбрать интересующий пользователя сервис — дальше Notion перенесет и адаптирует все сам.

Уровень Senior: расширить границы программы

Кому полезно: руководителям больших проектов и энтузиастам

Все возможности, которые были перечислены выше, могут напугать неподготовленных пользователей и заставить их удалить программу — не все готовы читать инструкции по тому, как пользоваться программой заметок. Но для тех, кому не хватает и этого, у Notion есть несколько сюрпризов.

Управляйте командой

В Notion можно работать не только в одиночку. Изначально программа предполагалась как инструмент для команды. Руководитель может ставить в общем рабочем пространстве задачи, отслеживать прогресс их выполнения, смотреть результат и оставлять свои комментарии.

Источник: notion.so

Для этого у Notion есть платный тариф для команд (Team), в котором за каждого пользователя рабочей среды нужно будет платить отдельно. Но для начала можно попробовать создать бесплатную рабочую среду и добавить туда до пяти «гостей» — пользователей с ограничениями в редактуре документов. Однако этого хватит, чтобы понять, подходит компании такой инструмент или нет. Notion используют в компаниях Figma, Codeacademy и даже Pixar.

Устанавливайте виджеты

В любую страницу в Notion можно добавить блок с кодом (embed). Туда можно поместить видео из YouTube или документ из Figma, а можно добавить виджет. Их пишут программисты-энтузиасты и распространяют в основном на бесплатной основе.

Здесь все ограничено только человеческой фантазией. Можно добавить виджет с погодой, обратным отсчетом, шкалой прогресса той или иной задачи, музыкальный плеер, калькулятор или доску для рисования. В общем, с виджетами Notion можно превратить в замену почти всех программ на вашем компьютере.

Используйте искусственный интеллект

16 ноября команда Notion анонсировала, что запускает альфа-версию нейросети в своей программе. Искусственный интеллект может за пользователя написать текст, придумать несколько идей на брейншторме, проверить грамматику и перевести текст на любой язык. Пока рано говорить, что это заменит копирайтинг, но как помощь людям со «страхом белого листа» — уже выглядит многообещающе.

Сейчас функция еще не запустилась, но можно подать заявку на альфа-тестирование.

Цены

Всего у Notion есть 4 тарифных плана, со всеми можно ознакомиться здесь. Вот краткий список того, что дает каждый из тарифов:

1. Персональный (Personal), бесплатный — позволяет создавать бесконечное количество блоков и свободно пользоваться программой. Также пользователь с бесплатным тарифом может давать доступ на редактирование 5 «гостям» на странице. У тарифа есть ограничения на выгрузку файлов больше 5 мегабайт и нет доступа к истории правок.

2. Персональный pro (Personal pro), 5$ в месяц — расширенный тариф для одного, в котором уже нет ограничений на файлы или гостей. Можно приглашать любое количество людей в документ. Также в тарифе доступна история правок на 30 дней. Подойдет для тех, кто хочет хранить в Notion вообще всю свою жизнь.

3. Команда (Team), 8$ за пользователя в месяц — идеальный тариф для небольшой команды, которая хочет настроить весь свой рабочий процесс через Notion. Отличие члена команды от «гостя» в том, что он может создавать страницы внутри рабочей среды, работать в личных и публичных страницах.

4. Предприятие (Enterprise), цена договорная — тариф, через который можно настроить всю корпоративную работу: от документооборота до работы с большими файлами. Для пользователей с этой подпиской доступна специализированная онлайн-поддержка и даже консультант, который поможет настроить правильные рабочие пространства.

Если вы хотите организовать в программе свой небольшой стартап, то стоит помнить — в России с оплатой возникнут трудности. Нужно иметь счет в зарубежном банке, с которого ежемесячно будет списываться определенная сумма в долларах.

Для большинства пользователей, которые собираются использовать Notion для себя, подойдет бесплатный тариф. Его будет достаточно для того, чтобы проверить все наши советы и решить, подходит вам такой инструмент или нет.