Как аккуратно организовать хранение файлов: на компьютере, в облаке, на внешнем жестком диске

Организация файлов на компьютере

Для чего вообще нужна организация файлов на компьютере или ноутбуке?

Представьте, что вы работаете в архиве. В самом настоящем архиве, а не в цифровом — с кучей секционных шкафов. У вас есть задача: отыскать папку с документами по адресу «г. Москва, ул. Перламутровая, д. 123». Найти нужные бумажки будет решительно невозможно, если все они окажутся в одной куче на полу. К счастью, в архиве все организовано как надо.

Вы знаете, что вон тот шкаф закреплен за документами по Москве, тогда как соседние — за другими городами. В этом шкафу нужный географический район на четвертой полке сверху. А вот и искомая полка со всеми улицами района, где все папки разложены по алфавиту. Вы нашли папку с указанием улицы Перламутровой. Открываете ее и по порядку отсчитываете 123-й документ. Отлично, вы нашли то, что искали, и заняло это от силы минуту.

Точно таким же образом работает организация файлов на компьютере. И если ею не заняться сразу, то совсем скоро ваш «Рабочий стол» превратится в свалку мусора, среди которого нужные документы просто потеряются. А однажды на жестком диске или SSD и вовсе закончится свободное место.

Что такое «Рабочий стол»

Прежде всего стоит понять, что «Рабочий стол» — это просто одна большая папка, располагающаяся на вашем жестком диске, или SSD. Как правило, находится она по следующему пути:

C:\Users\<Пользователь>\Desktop

Если у вас включена синхронизация с облаком OneDrive от Microsoft, то путь немного изменится:

C:\Users\<Пользователь>\OneDrive\Рабочий стол

В любом случае «Рабочий стол» — это не отдельная структура, а удобно вынесенная на главный экран папка для хранения файлов. В ней вы можете делать что угодно, и это никак не повлияет на работу компьютера. А вот если вы, например, удалите какие-нибудь каталоги по пути C:\Windows, то в работе ОС возникнут сбои. А в худшем случае вам и вовсе придется переустанавливать операционную систему.

Хранить большинство файлов предлагается для удобства и быстрого доступа именно на «Рабочем столе».

Создайте каталоги

Вспомните пример про архив и шкафы с полками. Создайте виртуальные «шкафы» на «Рабочем столе».

1. Нажмите правой кнопкой мыши по пустому пространству.
2. Наведите курсор на «Создать».
3. Выберите пункт «Папку».
4. Задайте новой папке название.

Какие каталоги вам нужны? Какие категории файлов вообще существуют? Однозначного ответа нет, но примерная организация может выглядеть так:

• Медиа — фото, видео, картинки, мемы и музыка.
• Документы — текстовые файлы, сканы, инструкции и прочее.
• Общение — мессенджеры, такие как WhatsApp, Telegram, а также почтовые клиенты.
• Программы — софт для разных задач. «Офисные» Word и Excel, FL Studio для создания музыки, Photoshop для изображений.
• Системные — отдельная папка для программ, которые нужны для работы и диагностики Windows. Антивирусы, CPU-Z — для мониторинга железа, Thunder Master — для разгона видеокарты и т. д.
• Игры — ярлыки игр (их каталоги будут в другом месте) и игровые лаунчеры вроде Steam.
• Разное — файлы, которые не вошли в иные категории, но тоже нужны.

Это не единственный вариант. Для тех, кто учится и работает с помощью одного компьютера, каталогизация может выглядеть иначе:

• Работа — проекты, важные документы, информация о клиентах, сканы договоров, инструкции.
• Учеба — аналогично, но только для образовательного процесса. Лекции, фото и видео, рефераты, курсовые и дипломные работы.
• Личное — финансы, сканы персональных документов, записи о здоровье, хобби (рецепты блюд, табулатуры песен).
• Архив — неактивные проекты, старый медиаконтент и прочее, что еще может пригодиться.

Но это только полдела. На «Рабочем столе» появилась папка «Работа». Сперва вы перетаскиваете в нее все, что связано с вашей основной деятельностью. Но со временем этот каталог становится такой же мусоркой, какой до этого был нерассортированный «Рабочий стол».

Поэтому на создании основных каталогов организация цифрового пространства не заканчивается. На IT-языке структура сортировки папок и файлов не зря называется «деревом»: толстый ствол — это ваш жесткий диск, или SSD. Основные ветви — главные каталоги (Windows, Program Files, Users и прочие). От каждой из них отделяются ветви поменьше, а от каждой из них — по нескольку совсем крошечных.

По этой же схеме стоит рассортировать файлы внутри главных папок на «Рабочем столе». Создайте подпапки для разных категорий. Структура может быть следующей:

• Работа
  • Документы
  • Отчеты
  • Программы
  • Совместный доступ
  • Разное
• Учеба
  • Рефераты
  • Лекции
  • Учебники
  • Сканы
  • Документы

• Личное
  • Фотки из отпуска
  • Важные документы
  • Расходы по карте
  • Рецепты из поликлиники
  • Табулатуры песен

И далее в том же духе. Найти нужные файлы в такой структуре проще простого, а ваш внутренний перфекционист будет от такого порядка в восторге. Однако от упорядочивания мусор никуда не денется, а потому регулярно (хотя бы раз в два-три месяца) уделяйте 10−15 минут на то, чтобы удалить из папок неактуальные файлы. Ориентироваться будет впоследствии проще, а в хранилище освобождается память.

Хранение файлов в облаке

Облачное хранилище, или просто облако, — это тот же самый жесткий диск, или SSD, который принадлежит компании-хостеру, но находится в вашей аренде. Аренда может быть срочной и бессрочной, платной и бесплатной.

Для чего нужно иметь облако? Есть несколько причин:

• Если на вашем ПК недостаточно места для хранения файлов и документов.
• Если вы пользуетесь одними и теми же файлами с разных устройств.
• Для совместного пользования файлами с другими людьми.
• Чтобы обезопасить данные в случае поломки компьютера.
• Для ускорения работы. Хорошее облачное хранилище может работать быстрее, чем ваш старый жесткий диск.

Какое выбрать облачное хранилище?

В свете того, что зарубежные компании часто и без предупреждения закрывают доступ для пользователей из России, использовать облако от Google небезопасно. В этом и проблема, ведь большинство Android-смартфонов по умолчанию работают именно с Гугл-диском, отправляя туда все отснятые фото и видео, а также разные документы.

Если вы выбираете облачное хранилище, то самый безопасный для ваших данных вариант — отечественные сервисы. Здесь есть два явных фаворита.

Яндекс.Диск — одно из лучших облаков в 2024 году. В подписку (от 199 ₽/мес.) входит не только доступ к хранилищу до 5 ТБ, но и другие сервисы экосистемы «Яндекс 360». Есть и бесплатный тариф на 10 ГБ. Гораздо дешевле выходит брать пакет сразу на несколько месяцев или год.

Облако Mail.ru — еще один хорошо зарекомендовавший себя сервис. Подписка стоит от 128 ₽/ мес. за 128 ГБ (можно больше — вплоть до 4 ТБ), а бесплатный тариф дает вам 8 ГБ хранилища бессрочно. Еще это облако может просканировать другие ваши хранилища и сделать себе полную копию всех ваших разрозненных данных.

Свои хранилища предлагают также «Сбер», «Билайн», МТС, Т2 и даже Telegram, но их функционал не настолько большой, чтобы их можно было рекомендовать в качестве железобетонного места для хранения бэкапов.

Как хранить файлы в облаке?

Точно так же, как и на компьютере. Структурируйте по смыслу — работа, учеба, развлечения и все в этом духе.

Резервируйте важные файлы с ПК в облачное хранилище регулярно, а на смартфоне обязательно установите синхронизацию с облаком, чтобы туда в автоматическом режиме отправлялись отснятые фото и видео. Так вы точно не потеряете важные данные.

Использование внешнего жесткого диска

Еще несколько лет назад для резервного копирования на сторонние носители часто выбирали внешние жесткие диски (HD). Эти тяжелые коробочки подключают к ПК по USB, в них закачивают все важные файлы и хранят до востребования в шкафу. Внешние SSD хоть и были гораздо быстрее жестких дисков, но стоили несоразмерно больше, поэтому на них внимание обращали редко.

Сейчас же ситуация иная. Внешний жесткий диск не критически дешевле внешнего SSD, чтобы однозначно отказаться от покупки последнего. В чем принципиальная разница?

• Внешний HD — как правило, имеет гораздо больше памяти, но обрабатывает ее значительно медленнее. Подходит для долгосрочного хранения архивных файлов — старых фото и видео, музыки или инсталляторов игр.
• Внешний SSD — памяти меньше, зато работает очень быстро. Подходит, если вам часто нужно добавлять, скачивать или перезаписывать данные.

Структуризация файлов и папок на внешних носителях будет аналогичной таковой для ПК. Но вам не обязательно копировать все содержимое компьютера на внешний HD или SSD. Оптимальное распределение выглядит так:

• Компьютер — важные файлы, к которым должен быть постоянный доступ.
• Внешний носитель — файлы, которые вам требуются лишь время от времени, а также резервные копии важных файлов.

Если вы храните на внешнем носителе чувствительные или очень личные данные, то стоит их зашифровать. Для этих целей подходит встроенный в Windows софт BitLocker, а если его функционала отчего-то недостаточно, присмотритесь к VeraCrypt, AxCrypt, Dexios или их аналогам.

Советы по безопасности

При правильной организации файлов и бэкапов потерять важные данные практически невозможно. Достаточно лишь пользоваться несколькими простыми советами:

• Чем больше носителей, тем лучше и надежнее. Идеально, если вы делаете копию важных файлов с компьютера одновременно в облачное хранилище (с серверами в России) и на внешний носитель.
• Делайте резервные копии регулярно. Все зависит от того, насколько часто у вас появляются новые важные файлы, но на всякий случай стоит делать контрольный бэкап хотя бы раз в месяц.
• Если есть вероятность, что к данным могут получить доступ посторонние — воспользуйтесь программами-шифровальщиками, а на облачном аккаунте создайте надежный пароль.
• Смартфоны — самые уязвимые к хакерским атакам устройства, так что не храните в памяти гаджета фотографии паспорта, банковских карт и прочих важных данных. Чувствительные приложения вроде банковских клиентов защитите дополнительным паролем или биометрической защитой по лицу или отпечатку пальцев. Последнее — надежнее.
• Самые-самые важные файлы, например личные документы, дополнительно скопируйте на небольшой носитель — флешку. Не подключайте ее к чужим устройствам без необходимости и всегда храните под рукой.