«Сейчас голосом наговорю»: что всех бесит в деловой переписке

Формы приветствия

В дружеском чате приветствие вполне можно пропустить, а вот деловое общение лучше начинать с вежливого «здравствуйте», «добрый вечер» или «добрый день», но только не с «доброго времени суток» — этот вариант считается одним из самых раздражающих.

Если адресат уже писал вам, используйте в обращении ту форму имени, которую он указывает в подписи: Машу вежливее будет называть именно Машей, а не Марией, а Ольгу Петровну — по имени и отчеству, а не Ольгой.

Если же вы пишете человеку первым, предпочтительным будет полный вариант имени. Если нет уверенности, как именно оно пишется, можно попробовать узнать у коллег или в интернете (если речь о публичной персоне): Аля может оказаться как Александрой, так и Алевтиной, Альбиной, Алиной и так далее.

После обращения правильным будет представиться: сообщить, как вас зовут (даже если эта информация есть в подписи) и по какому вопросу вы обращаетесь.

Время переписки

Правила цифрового этикета приписывают отправлять сообщения и электронные письма строго с понедельника по пятницу с 8−9 утра и до 7 вечера. В противном случае присутствие в чате устанавливается и согласуется руководителем.

Если вы предполагаете, что какие-то вопросы придется решать в другие временные периоды, обсудите это заранее. Это же касается и обратной ситуации — если вам написали в субботу в пять утра, будет уместно ответить в рабочее время и уточнить, когда именно вы доступны, а в какое время не можете быть на связи по деловым вопросам.

Отдельная тема — рабочие чаты, где в силу особенностей профессии (например, журналисты-новостники, работающие в ночную смену) жизнь кипит 24 часа в сутки. В этом случае правила общения и скорость реакции на сообщения обсуждаются и оговариваются с руководителем заранее.

Дружба в социальных сетях

Решение дружить или не дружить с коллегой или деловым партнером в социальных сетях во многом зависит от того, связаны ли социальные сети человека с рабочей деятельностью. Но добавляться в друзья без предварительной договоренности или писать рабочие сообщения в социальную сеть, если человек сам не указал ее как способ связи, считается некорректным. Это же относится и к комментированию личных постов, если вас связывают только деловые отношения.

Звонки и голосовые сообщения

Несмотря на шутки про персональный котел в аду для любителей голосовых сообщений, в некоторых ситуациях они допустимы — например, когда нет возможности подробно описать какую-то важную и срочную ситуацию. Но делать это можно, лишь предварительно уточнив у адресата, не против ли он, и объяснив, почему вы выбрали такой способ связи.

Давать себе по рукам, когда хочется записать голосовое, особенно критично для руководителей: задачи сотрудникам корректнее ставить только в письменном виде, чтобы их всегда можно было держать перед глазами. Переслушивать несколько раз ТЗ в сообщении на семь минут — трата драгоценного времени ваших подчиненных. Если без этого совсем никак не обойтись — ведите рабочую переписку в Telegram и оплатите сотрудникам подписку на Premium, тогда ваши аудиосообщения они смогут переводить в текст.

Что касается звонков, в наше время этот способ связи без предварительной договоренности стремительно превращается в анахронизм: звонить допустимо лишь после получения согласия и уточнения удобного времени.

Форма электронных писем

Тему письма следует формулировать максимально понятно, чтобы его можно было найти спустя некоторое время. Не «Отчет», а «Отчет по проекту „Плюшевые мишки“ за январь 2023», не «Текст», а «Текст рекламного поста в ВК — Плюшевые мишки», не «Вопрос», а «Вопрос по оплате акта № 3 к договору № 4567».

Одну тему, например, проведение корпоратива, лучше обсуждать в одной ветке — так будет удобнее сверить информацию. Любую новую тему лучше начинать с нового письма.

Если в копии письма указаны не знакомые друг с другом люди, по правилам этикета их стоит представить друг другу.

Телефоны, адреса почты или реквизиты отправляйте в виде текста в теле письма или в приложенном текстовом документе, чтобы их можно было скопировать.

Управление проектами и ведение документации

Если вы предлагаете работу с Google-документами, Trello, Asana и прочими форматами, отличающимися от Microsoft Office, поинтересуйтесь, удобно ли это собеседнику — не все любят и знают этот формат.

В том случае, когда непременно нужно использовать такие программы и приложения в работе над проектом, выделите время для всей команды и партнеров, чтобы обучить их необходимым для вашего сотрудничества инструментам.

Мемы, эмодзи и поздравления

Поздравления с днем рождения и Новым годом вполне уместны, но лучше придерживаться текстового формата, а не картинок с елочками и тортиками. Поздравлять коллег со всеми религиозными праздниками, с Днем матери или с Днем соломинки для коктейлей — раздражающее излишество.

Что касается смайликов и эмодзи, при деловой переписке уместным считается смайл-скобка. Не стоит злоупотреблять многоточиями, восклицательными и вопросительными знаками — проявление ярких эмоций в рабочем процессе вообще напрягает собеседников.

Стикеры и мемы уместны в неформальных чатах-болталках, которые не относятся к деловым дискуссиям — например, в кругу небольшой команды, участники которой уже хорошо знакомы друг с другом.

Жонглирование каналами связи

Договоритесь заранее, где удобнее общаться собеседнику — в электронной почте, мессенджере или социальной сети — и старайтесь писать только туда. Дурным тоном считается посылать письмо и сразу же звонить, чтобы узнать, дошло ли оно. Если в этом важно убедиться, запросите подтверждение о прочтении (эта функция настраивается в почтовом клиенте).

Если в качестве канала связи вы выбрали мессенджеры, старайтесь писать так, как вы писали бы письмо. Постарайтесь собрать всю нужную информацию в одном сообщении, а не отправлять вдогонку 15 пояснений, которые посеют панику.

Выбор ников и фото

Ники в мессенджерах вроде «МаРиНоЧкА», игривые или шутливые адреса почты многими воспринимаются как проявление дурного тона или признак несерьезности и неуместной в деловом общении инфантильности. Для рабочих каналов связи лучше использовать нейтральные варианты, оптимальнее всего — имя и фамилию на кириллице или латинице. Человек должен легко ассоциировать вашу переписку в чате с вашим реальным образом на встречах, конф-коллах или, в конце концов, с информацией в вашем договоре о сотрудничестве.

Также всем будет удобнее, если на аватарке будет ваш узнаваемый портрет, а не пейзаж или персонаж из сериала.