Успеть все: лучшие планировщики задач и приложения для тайм-менеджмента

Зачем вообще нужны приложения для планирования дел

Коротко: чтобы навести порядок. В 2015 году компания Microsoft провела исследование, согласно которому современный человек способен удерживать внимание на одном деле или предмете не дольше, чем золотая рыбка. Непонятно как, но аналитики подсчитали, что время концентрации рыбки составляет 9 секунд. Человек же начинает отвлекаться спустя всего 8 с небольшим секунд. И главное: так было не всегда. В 2000 году, когда мир еще не страдал зависимостью от смартфонов, мозг человека мог сохранять концентрацию в течение 12 секунд.

Да уж, современный человек отвлекается на раз-два. И, конечно, при этом страдает рабочий процесс. Бывает, вы элементарно забываете что-то сделать, а бывает — начинаете и бросаете, отвлекаясь на что-то другое: новости, курсы криптовалют, родительские чаты, споры в социальных сетях… что там еще важненького? В итоге время идет, нерешенные задачи копятся где-то в глубине разума — и на вас обрушивается стресс. Особенно когда одна из задач, а то и несколько, требуют быстрого решения.

Путь из водоворота горящих дедлайнов к продуктивности без стресса еще в 2001 году подсказал Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок». Алгоритм его методики основан на разгрузке разума: все важные дела должны быть организованы и записаны. Срочные и мелкие задачи — тут же закрыты, а какие-то масштабные — отложены на потом. Время от времени список задач нужно пересматривать.

Программы-планировщики могут здорово помочь в такой организации, уверен Аллен. Но если в 2001 году, когда вышло первое издание книги, их было не так много, то сейчас их предостаточно. И, кстати, все приложения из нашего списка доступны бесплатно в базовой версии.

На что обратить внимание при выборе

Интерфейс

Планировщик не должен мешать работе. Важны чистый экран без визуального шума, понятная структура, минимум кликов до ключевых действий. Идеально, когда задачи создаются мгновенно — через быстрый ввод, горячие клавиши, командную строку или виджет. Удобно, если есть готовые шаблоны списков и понятные пустые состояния: пользователь сразу видит, что и куда добавить. Проверьте, чтобы поиск находил задачу по словам из названия, описания и меток, а редактирование было доступно в один клик.

Кросс-платформенность

Хороший планировщик синхронизирует данные на всех устройствах — смартфоне, планшете, ноутбуке и в браузере. Обратите внимание на стабильность веб-версии — синхронизация должна быть быстрой.

Плюсы: офлайн-режим с автосинхронизацией, поддержка виджетов и уведомлений на мобильных устройствах, а еще расширения для браузеров и почтовых клиентов. Если планируете работать в командном режиме, проверьте, подходит ли сервис для корпоративной среды.

Интеграция с другими приложениями

Лучшие программы для планирования задач — те, которые интегрируются с календарем, почтой и мессенджерами, чтобы все работало в одном месте. Что вам может пригодиться:

• двусторонняя синхронизация с календарями (Google Calendar, Outlook);
• удобное прикрепление файлов из облаков (Google Drive, Dropbox и другие);
• уведомления и создание задач прямо из сообщений (боты, коннекторы);
• интеграции с системами для задач и знаний (Notion, ClickUp, Asana);
• связки с платформами для разработки (GitHub, GitLab);
• трекеры времени для учета работы;
• автоматизации без кода (Power Automate, Make, n8n) — задачи ставятся сами по событиям и письмам.

Чем больше нативных интеграций и стабильнее синхронизация, тем меньше ручной рутины и дублей данных.

Мультиплатформенные программы учета и планирования — для смартфонов и компьютеров

Any.do

Сайт: https://www.any.do/
Рейтинг в Google Play: 4,5
Рейтинг в App Store: 4,6
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно для личного использования или премиум-функции от 400 руб. в месяц (при оплате за год)

Версии: Android | iOS | Windows | Mac | Chrome

Более 15 миллионов человек доверили этому приложению-планировщику организацию своей жизни, как заявляют разработчики. Все просто: создавайте списки дел, а в них — задачи: позвонить, проверить, получить, встретиться с… Задачу можно разбить на этапы, дополнить заметкой и вложением. Приложение висит в шторке уведомлений, так что ваш список всегда можно быстро посмотреть и так же быстро добавить новую задачу. Помимо мобильного приложения для смартфона есть версия для смарт-часов на Wear OS. Также есть расширение для браузера.

Todoist

Сайт: https://www.todoist.com/ru
Рейтинг в Google Play: 4,6
Рейтинг в App Store: 4,8
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно для личного использования или премиум-функции за 320−400 руб. в месяц (при оплате за год)

Версии: Android | iOS | Windows | Mac

«Todoist — лучший список дел из доступных сегодня», — заявляет портал The Verge. Секрет успеха отчасти в интерфейсе — он простой и понятный. Это реально удобнейшее приложение, в котором можно создать задачу, как только она пришла на ум — буквально в одно касание. Карточки каждой задачи дополняются комментариями, ссылками, файлами и фото, объединяются в проекты. Система фильтров и меток позволяет легко найти нужную карточку. Проекты можно отображать в двух вариантах — списком и в виде доски для работы по системе «Канбан», когда вы перетаскиваете карточку задачи из одного раздела в другой. Оценить продуктивность поможет инструмент «Карма»: выбираете, сколько задач хотите выполнить, и стараетесь справиться, а приложение вас за это хвалит — приятно, если вам не хватает мотивации.

Microsoft To Do: Lists & Tasks

Сайт: https://to-do.microsoft.com/tasks/login
Рейтинг в Google Play: 4,8
Рейтинг в App Store: 4,6
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно

Версии: Android | iOS | Windows | Mac | Web

Более 10 миллионов скачиваний из Google Play. Стало быть, пройти мимо этого приложения нельзя. С одной стороны, планировщик интересен простотой, а с другой — несвойственными для бесплатных приложений функциями: вы можете создавать повторяющиеся задачи и включать напоминания. Задачи можно разбивать на шаги, дополнять комментариями, объединять в списки. Есть синхронизация с Outlook и To Do на других устройствах.

Плюсы и минусы Microsoft To Do: Lists & Tasks таковы: приложение абсолютно бесплатно и не содержит рекламы. Однако для запуска требуется учетная запись Microsoft.

«TickTick: список дел и задачи»

Сайт: https://ticktick.com/
Рейтинг в Google Play: 4,8
Рейтинг в App Store: 4,9
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно или премиум за 3890 руб. в год

Версии: Android | iOS | Windows | Mac | Chrome

Когда ищете программу для учета списка дел, Google Play обязательно предложит вам скачать это приложение. Помимо традиционного планировщика с карточками задач здесь есть таймер Pomodoro. Он помогает работать эффективнее, сосредоточившись на одном деле. Суть техники в разбиении задачи на отрезки по 30 минут, из которых 25 минут вы работаете, а 5 — отдыхаете. Еще в TickTick есть трекер привычек. Если еще не решили, что именно хотите в себе воспитать, приложение предложит варианты: обязательно завтракать, учиться играть на инструменте, бороться с зависимостью от смартфона, пить больше воды, ложиться спать пораньше — полезных привычек не счесть. Может, за неделю или месяц с этим приложением вы и привыкнете делать что-то полезное.

Trello

Сайт: https://trello.com/home
Рейтинг в Google Play: 4
Рейтинг в App Store: 4,4
Язык: английский, русский
Цена: есть бесплатная версия, стандартная — за 400 руб. в месяц, премиум — за 800 руб. в месяц, а также корпоративный тариф — 1400 руб. в месяц за 50 пользователей

Версии: Android | iOS | Web

Сервис Trello знаком всем, кому случалось работать в команде. Это, пожалуй, самая популярная канбан-доска — списки задач можно открывать для других пользователей, назначать исполнителей, ставить дедлайны. Карточки можно дополнять не только заметками и вложениями, но и чек-листами. Обсудить задачу с другими пользователями — родными и коллегами — можно в комментариях, как к постам в соцсетях. Все наглядно, просто и понятно.

«Хаос-контроль: GTD-органайзер, список дел и задач»

Сайт: https://chaos-control.ru/
Рейтинг в Google Play: 4,4
Рейтинг в App Store: 4,8
Язык: русский
Цена: есть бесплатная версия, премиум — за 1950 руб. в год, PRO — за 4500 руб. в год

Версии: Android | iOS | Windows | Mac

Название «GTD-органайзер» означает, что это приложение работает на базе методики Дэвида Аллена Getting Things Done, о которой мы рассказали в начале статьи. Поможет разобрать задачи, определить цели, расставить приоритеты — то есть привести дела в порядок. Советуем прочитать описание приложения из Google Play — там разработчики очень подробно рассказали, что к чему.

Особая область в приложении — это «Место хаоса», где нужно фиксировать спонтанные несрочные задачи. При первом запуске приложение предлагает выбрать главную глобальную задачу: «Я хочу научиться организовывать свои цели, задачи и идеи», «Я хочу настроить удобную систему напоминаний», «Я хочу избавиться от ощущения хаоса в своих целях и задачах» и т. д. Оказавшись внутри приложения, вы заметите кнопку «Подробнее» — она перекинет вас на блог «Хаос-контроля» с полезными статьями вроде «Что такое дисциплина», «Введение в Принцип Систем», «Успех — это когда подготовка встречается с возможностью»… В общем, интересно.

Разработчики следят за трендами, поэтому внедрили в свою систему ИИ. Он берет на себя рутину: краткие конспекты, структуры документов и другое. Это еще одна причина включить сервис в наш топ программ для планирования задач.

Поскольку приложение отечественное, вы можете купить премиум-подписку, оплатив ее картой МИР. Так вы откроете доступ к приложению для всех платформ, включая Mac и Windows, снимете лимиты на количество задач, проектов и контекстов (так в приложении называются теги).

«Memorigi: списки дел и задач»

Сайт: https://memorigi.com/
Рейтинг в Google Play: 4,5
Язык: русский
Цена: бесплатная базовая версия или премиум — за 4017 руб. в год

Версии: Android | Web

В 2021 году это приложение попало в несколько топов от зарубежных техномедиа. Разработчики заявляют, что благодаря уникальному пользовательскому интерфейсу оно работает и ощущается совсем не так, как аналоги. Что ж, это правда. Здесь рулят жесты. Например, чтобы открыть списки дел, нужно смахнуть сверху вниз, ведь стандартного бокового меню здесь нет. Да, к приложению придется привыкнуть, но если вы любите открывать нестандартные интерфейсы и стремитесь испытать новый пользовательский опыт, вам понравится. Функциональность стандартная — задачи, подзадачи, списки, напоминания.

«LeaderTask: задачи, список дел»

Сайт: https://www.leadertask.ru/
Рейтинг в Google Play: 4,1
Рейтинг в App Store: 4,6
Язык: русский
Цена: бесплатная базовая версия, премиум за 3199 руб. в год или бизнес за 4999 руб. в год за человека

Версии: Android | iOS | Windows | Mac | Web

«Тысячи пользователей и бизнесов используют сервис LeaderTask каждый день, чтобы добиваться поставленных целей и быть продуктивными», — утверждают разработчики. Что ж, похоже, еще один бриллиант найден. Авторы обещают, что возможности приложения позволят организовать свои дела по любой методологии тайм-менеджмента: и GTD Дэвида Аллена, и Agile, и AutoFocus, и SCRUM — короче, скачиваем.

На деле видим классический интерфейс и стандартную функциональность: календарь, ежедневник, проекты, метки. У карточки задачи — дата и напоминание, заметка, вложения. А вот что уникально, так это возможность добавлять сотрудников и поручать им задачи.

Функционально приложение похоже на Trello. Но если последнее полностью бесплатно, то «ЛидерТаск» даже для персонального использования просит подписку (пробный период — три дня). Оплата — через сайт. Можно и по карте, и наличными через терминал, и банковским переводом… В общем, тут все серьезно.

Zenkit To Do

Сайт: zenkit.com/todo
Рейтинг в Google Play: 4,0
Рейтинг в App Store: 4,1
Язык: английский, русский
Цена: есть бесплатная версия и платные тарифы с расширенными возможностями (от 4 евро)

Версии: Android | iOS | Windows | Mac | Web

Легкий кросс-платформенный планировщик задач. Он не перегружен функциями и быстро осваивается — поэтому вошел в наш список лучших программ для планирования. Задачи создаются в один клик, поддерживаются подзадачи, метки, вложения и напоминания. Удобно вести отдельные списки для работы, учебы и личных дел, а потом собирать их в одном месте, чтобы не терять приоритеты.

Сервис поддерживает совместную работу. Можно делиться списками, назначать задачи коллегам, обсуждать детали в комментариях и отслеживать изменения по истории. Однако в бесплатной версии эта функция отключена.

Приложение работает офлайн, с последующей синхронизацией, есть веб-версия и приложения для настольных и мобильных платформ. Виджеты помогают держать фокус на текущем плане, умные напоминания возвращают к важным делам. Поиск быстро находит записи по названию или меткам. Есть импорт из других сервисов и интеграции через почту — задачи создаются прямо из писем. В итоге Zenkit To Do — понятный менеджер с базовым функционалом и стабильной синхронизацией на всех устройствах.

Приложения-планировщики только для смартфонов

«Google Задачи»

Сайт: https://workspace.google.com/intl/ru/products/tasks/
Рейтинг в Google Play: 4,6
Рейтинг в App Store: 4,8
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно

Версии: Android | iOS

Одно из самых простых и удобных приложений: списки, задачи, подзадачи, возможность создания заметок — тут все стандартно. Есть функция напоминания — поможет, когда дедлайн начинает «подгорать». Изюминка в тесной интеграции с почтой Gmail: можете создавать задачи из писем, просматривать их на боковой панели, находить письма, на основе которых задачи созданы. Разумеется, с «Google Календарем» приложение тоже дружит.

«Мои Дела: Ежедневник-Планер»

Сайт: —
Рейтинг в Google Play: 4,8
Рейтинг в App Store: 4,4
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно

Версии: Android | iOS

Толковое, продуманное приложение. Есть ежедневник, список общих дел без даты и времени, календарь и функция поиска. Карточки дел просты — они содержат только наименование задачи и время начала события. Зато приложение умеет уведомлять о делах за определенное время — от 5 минут до 3 дней. Приятная особенность: можно купить pro-версию не через платежную систему Google Play, которая сейчас в России не работает, а просто оплатив банковской картой. После покупки откроется возможность разбивать дела на подзадачи, добавлять к карточкам фото, устанавливать время, к которому задача должна быть закрыта. Появится функция автопереноса невыполненных дел на следующий день, виджет для рабочего стола, повтор уведомления и другие штуки.

«Список дел: планер напоминания»

Сайт: —
Рейтинг в Google Play: 4,8
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно

Версии: Android

Зайдя в приложение, вы обнаружите, что истинное его название — To-do List. А еще увидите предустановленные списки: «Работа», «Личное», «Список желаний», «День рождения». Задачи можно создавать по шаблонам, которые весьма и весьма интересны: «Оставайтесь на связи с семьей», «Будьте благодарны за то, что у вас есть», «Практикуйте улыбку и будьте счастливы». Каково, а? У каждого шаблона есть фраза-напоминание и описание. Карточки задач стандартные: можно установить время и напоминание, дедлайн и повтор, добавить заметку и вложения, разделить задачу на этапы. А еще у To-do List есть виджеты для рабочего стола, разные темы, обои. Приятное приложение.

«Sectograph — Планировщик дел»

Сайт: https://sectograph.com/
Рейтинг в Google Play: 4,8
Рейтинг в App Store: 4,3
Язык: английский, русский
Цена: бесплатная базовая версия на Android, для iOS — 320 руб.

Версии: Android | iOS

Круто отличается от других приложений, ведь это — визуальный планировщик задач и времени. Списки дел, задач и событий отображаются здесь в виде круговой диаграммы. Подход необычный, а потому при первом запуске приложение предложит пройти короткое обучение. В Sectograph вас ждет проекция вашего календаря дел на 12-часовой циферблат. Секторы событий отображаются в тех промежутках времени, в которых должны происходить. Сложновато? Поначалу — да, но потом привыкаешь. Приложение привязано к календарю Google — задачи будут создаваться там. Можно перенести виджет на домашний экран.

«Список дел»

Сайт: —
Рейтинг в Google Play: —
Язык: русский
Цена: бесплатно

Версии: Android (Ru Store)

Полное название приложения — For AnyList. Прелесть этого приложения в том, что оно бесплатное и без рекламы. Интерфейс «Списка дел» мы бы назвали старомодным, но миленьким — он отсылает к десктопным оконным системам с трехмерными кнопками, вкладками и всплывающими подсказками. Текст подсказок, кстати, тоже старомоден — словно техническая документация. Пройдите обучение после первого запуска приложения, чтобы понять, что мы имеем в виду. Что по функциональности? Есть календарь, вкладки «Сегодня» и «Все заметки», поиск по ключевому слову. Задачи можно ставить на повтор, сопровождать напоминанием, копировать в календарь. Еще в «Списке дел» есть необычные для таких приложений экраны «Места» и «Люди», где предполагается записывать адреса и контакты. Созданную базу данных можно забэкапить в файл и восстановить.

Tweek: Ежедневник, список дел

Сайт: https://tweek.so/ru
Рейтинг в Google Play: 4,5
Рейтинг в App Store: 4,8
Язык: английский, русский
Цена: бесплатно

Версии: Android | iOS

Минималистичный еженедельный планировщик с акцентом на ручное планирование. Интерфейс напоминает бумажный ежедневник: задачи раскладываются по дням недели, перетаскиваются жестами, отмечаются цветом и приоритетом. Приложение зайдет приверженцам метода Айви Ли, GTD и других техник, для которых не нужно ничего, кроме блокнота и ручки.

Простая структура помогает держать фокус на главном без лишних настроек. Есть повторяющиеся задачи, напоминания и теги. Удобно планировать учебу, личные дела и небольшие проекты, быстро составляя план на неделю.

Есть функция синхронизации с Google-календарем и офлайн-режим, который позволяет работать без интернета с последующей автосинхронизацией. Tweek — лучший планировщик для тех, кто ценит чистый экран, быстрый ввод и наглядность, где каждый день недели — отдельная колонка для задач.

Tasks.org: to-do list & tasks

Сайт: https://tasks.org/
Рейтинг в Google Play: 4,7
Язык: английский
Цена: бесплатно

Версии: Android

Легкий задачник для Android с открытым исходным кодом. Его преимущества — сильный офлайн-режим и гибкая организация списков. Поддерживает подзадачи, приоритеты, теги и фильтры, а также напоминания по времени и месту. Удобно настраивать повторы, чтобы автоматизировать регулярные дела.

Приложение может хранить данные на устройстве или синхронизироваться с другими сервисами, при этом вы сохраняете независимость и контроль над приватностью. Виджеты показывают задачи прямо на главном экране, а быстрые действия упрощают добавление и отметку выполненного.

Интерфейс не перегружен: все базовые функции под рукой, а продвинутые настройки не мешают ежедневной работе. В целом, хороший выбор для тех, кому нужен надежный офлайн-планировщик без лишних зависимостей.

WinGo Plan: достижение целей

Сайт: https://wingo.io/ru/
Рейтинг в Google Play: 4,5
Рейтинг в AppStore: 4,0
Язык: русский, английский
Цена: бесплатная базовая версия, премиум на месяц — 349 руб. или на год — 2999 руб.

Версии: Android | iOS

Один из лучших и необычных российских визуальных планировщиков задач для мобильных устройств. В основе — методология с игровой метафорой прогресса. Задачи собираются в этапы, этапы — в проекты; каждому задаются срок и важность. На главном экране виден «человечек» WinGo, который меняет состояние в зависимости от темпа выполнения. Этот симпатичный индикатор показывает, укладываетесь ли вы в сроки.

Приложение напоминает о дедлайнах, показывает обратный отсчет по проектам и помогает сформировать план на день из задач разных проектов. Виджеты держат ключевые дела на виду, история выполнения помогает оценить результат за день. Подойдет тем, кто не любит длинные списки и хочет видеть движение к цели в понятной визуальной форме, сохраняя мотивацию и контроль над сроками.

Резюме

Итак, как видите, функциональность всех лучших приложений для планирования проектов примерно одинаковая. Фиксировать задачи, разбивать их на подзадачи, объединять в списки, ставить напоминания — вот основное, что позволяет привести свои дела в порядок, избавиться от ощущения хаоса, вернуть способность концентрироваться и, конечно, улучшить личную эффективность.