«Контролировать время»: опыт успешной организации удаленной работы

Катя Меньшикова

директор по продажам и руководитель отдела бухгалтерских услуг в компании UCMS Group

Моя команда находится в разных городах, и сама я с 2018 года практически не хожу в офис. В нашей компании бизнес-процессы полностью отстроены, поэтому совершенно не важно, откуда ты работаешь. Под процессами я имею в виду инструкции, процедуры, правила хранения документации и прочее. Но для эффективной удаленной работы также важны хорошая команда, высокий уровень доверия внутри нее и, конечно, развитая IT-инфраструктура, без которой сейчас невозможно построить удаленную работу.

Рабочие инструменты

Мы практически не используем дополнительные сервисы. У нас есть «Битрикс» в качестве CRM-системы (для продажной подготовки и задач для отдела продаж), корпоративного университета (адаптация, внутреннее обучение) и внутренней системы коммуникаций (корпоративная сеть, чаты, функционал постановки задач). Также мы пользуемся системой согласования договоров и программным обеспечением для контроля сдачи отчетности по клиентам. Остальное можно оперативно решать в Teams, Zoom и Telegram.

Правила чатов

Если ты на удаленке, нужны четкие правила организации работы, зоны ответственности и уважение друг к другу. Есть чаты по проектам, есть чаты топ-менеджеров, чаты по продажам и так далее. Переписки в почте у нас также было всегда много — неважно, в офисе ты или дома.

Баланс работы и общения

В офисе намного больше общения, чем на удаленке. Поэтому, когда ты дома, тебе проще контролировать свое время: никто не звонит без предварительного согласования, никто не подходит поболтать. С другой стороны, на удаленке есть риск выпасть из контекста, потерять вовлеченность, которая очень важна. Но с этим помогает справиться внутренняя корпоративная сеть: сделал классный проект — делись, пробежал марафон — выложи фото, прочитал книжку — расскажи о ней всем.

Лайфхаки

• Учите сотрудников софт-скилам, тайм-менеджементу, деловой коммуникации.

• Максимально уделяйте время новеньким, потому что им сложно на новой работе, тем более — на удаленной.

• Обязательно находите время на личное общение (в виде звонка, а не в формате переписки), даже если это всего 15 минут в месяц.

• Не усложняйте жизнь излишними инструментами контроля: сотрудник должен работать, а не проставлять галочки в сервисе.

Ольга Барабанова

основательница компании Kinesis, попечитель фонда «Продвижение»

Мы с Мариной Котовой, моим партнером по фонду, работаем в разных часовых поясах, поэтому у нас организовался своеобразный виртуальный офис. Мы часто созваниваемся в WhatsApp, задаем друг другу вопросы, быстро их решаем.

Оптимизация чатов

Не сойти с ума от чатов и переписок — сложно. Когда я просыпаюсь, в Москве уже вечер, и к этому времени накапливается очень много вопросов. У меня как минимум три мессенджера, и в каждом по 200 неотвеченных сообщений.

Я даю себе время на то, чтобы раскачаться, выпиваю кофе, а потом иду в коворкинг и расставляю приоритеты, то есть решаю, что нужно сделать в первую очередь. Я прошу сотрудников выделять особенно важные задачи красными эмодзи и начинаю обычно с сообщений, в которых вижу красные восклицательные значки.

Лайфхаки

• Чаще говорить, меньше писать: когда буковки уже плывут перед глазами, разговор вслух может стать источником сил и идей.

• Я люблю голосовые сообщения (хотя знаю, что со мной не все согласны): если мне в голову приходит какая-то идея, я тут же ее записываю.

Наташа Трусова

онлайн-преподаватель английского языка

Я стала работать репетитором больше десяти лет назад, когда училась на факультете иностранных языков. Мои ученики — взрослые мотивированные люди, которые либо переезжают в другую страну, либо готовятся к собеседованию, либо просто хотят смотреть сериалы на языке оригинала. Прелесть моей работы раскрылась во время пандемии: за один день я могла провести урок с США, Израилем, Ирландией, Амстердамом и, например, Хабаровском, переключаясь между часовыми поясами и получая информацию о ситуации с коронавирусом из первых рук.

Рабочие инструменты

Главное для преподавателя — не запутаться в учениках: их уровнях, материалах, количестве оплаченных уроков. Поэтому очень важно все записывать — я для этих целей использую Notion. Уроки проходят в Zoom: там можно сохранять чат с новыми словами и отправлять его после урока ученикам. Сделать урок более интерактивным и развлекательным помогает доска Miro, хотя, как правило, у меня нет необходимости в дополнительных функциях.

Лайфхаки

• Научиться выстраивать личные границы и заранее проговорить с учениками правила переносов и отмены уроков.

• Обзавестись комфортным рабочим местом: удобные стул, стол и качественные наушники — это то, во что стоит вкладывать деньги.

• Ходить на прогулки и заниматься спортом — долгое сидение без возможности встать и размяться приводит к проблемам со здоровьем.

Ольга Юровицкая

создатель интеллектуальной игры «неTRIVIAльная»

Четыре года назад я переехала в Бостон и стала заниматься организацией барных интеллектуальных игр. В России их зовут квизами, а в Америке — тривиями («викторинами»). Начинала я с тривий для русскоязычной аудитории, и вся моя команда находилась в разных городах России: Москва, Санкт-Петербург, Брянск, Кемерово, Оренбург. С появлением игр на английском добавились ребята из Бостона.

Рабочие инструменты

Начинали мы буквально с нескольких инструментов: это Google Drive и чаты в WhatsApp. Google Drive позволяет держать в порядке все файлы и документы. Кроме того, так как мой бизнес строится на интеллектуальной собственности, доступ к рабочим файлам открывается сотруднику лишь на определенном этапе написания игр. Только моя ассистентка имеет доступ ко всем документам и сводит их воедино.

Организация чатов

Чатов много, они коррелируют с департаментами: trivia-дизайн, trivia-копирайт, trivia-ads, trivia-авторы и так далее. С авторами, кстати, у меня возник самый большой вопрос: объединять ли их в одном чате, то есть знакомить их или нет? Я выбрала первое. На мой взгляд, профит от того, что они знакомы, делятся лайфхаками и выручают друг друга, гораздо больше, чем потенциальный страх, что они друг к другу приревнуют или на что-то обидятся.

А вот хвалю сотрудников я в общем чате — и я заметила, что они стали друг друга тоже поздравлять и даже выручать.

Управление проектами

Какое-то время для организации процессов мы использовали Trello, но недавно я решила перейти на Asana. Мне нравится, что одну и ту же информацию там можно смотреть в разном ключе: по срокам в календаре, по вовлеченным исполнителям, по движению рабочего процесса или в виде общей панели, которая объединяет ключевые метрики и показатели. Также к Asana я подключила все сервисы, которые до этого использовала отдельно: лендинги на конструкторе Tilda, рассылки СМС, email-уведомления о регистрации в сервисе рассылок Sendpulse.

Среди другого ПО — местная бухгалтерская программа Quickbook и привязанный к ней сервис Stripe. Это позволяет организовать на сайте оплату картами и автоматически формировать отчетности для налоговой.

Лайфхаки

• Порядок в файлах: все должно быть разбито согласно здравому смыслу, чтобы каждый мог найти то, что нужно.

• Названия чатов по теме: ты сразу понимаешь, где и что у вас горит.

• Научить сотрудников взаимодействовать между собой, не делая из руководителя посредника, и не бояться ответственности принимать совместные решения.